事務職でExcel関数はどれくらい必要？
未経験から事務職への転職を考えていると、「Excel関数はどこまで覚えればいいの？」と不安になる人も多いのではないでしょうか。
実際には、多くの未経験歓迎求人で求められるのは「Excelの基本操作」です。応募時点で高度な関数やマクロを使いこなせる必要はありません。
しかし、入社後はデータ入力や集計、資料作成などでExcelを使う機会が多いため、基本的な関数を知っていると仕事をスムーズに進められます。
この記事では、未経験者がまず覚えておきたいExcel関数7選を、実際の仕事で使う場面とあわせてわかりやすく解説します。
① SUM関数｜数値を合計する
SUM関数は、Excelで最もよく使われる基本関数です。
売上や経費、在庫数など、複数の数値を合計するときに使用します。
使用例
=SUM(B2:B10)
この数式は、B2からB10までの数値をすべて合計します。
仕事で使う場面
- 売上金額の合計
- 経費の集計
- 在庫数の合計
- 勤務時間の合計
ポイント
SUM関数はほぼすべての事務職で使用する可能性があります。最初に覚えたい関数です。
② IF関数｜条件によって結果を変える
IF関数は、「条件に当てはまれば〇〇、当てはまらなければ△△」という判定を行う関数です。
使用例
=IF(B2>=80,"合格","不合格")
80点以上なら「合格」、それ以外は「不合格」と表示されます。
仕事で使う場面
- 在庫の有無を表示する
- 納期遅れを判定する
- 売上目標の達成状況を表示する
ポイント
条件を自動で判定できるため、手作業による確認を減らせます。
③ COUNTIF関数｜条件に合う件数を数える
COUNTIF関数は、条件に一致するデータが何件あるかを数える関数です。
使用例
=COUNTIF(A:A,"東京")
「東京」と入力されているセルの数を数えます。
仕事で使う場面
- 支店ごとの件数集計
- 商品数の確認
- アンケート結果の集計
ポイント
集計作業の効率が大きく向上するため、覚えておくと便利です。
④ SUMIF関数｜条件に合うデータだけ合計する
SUMIF関数は、条件を満たすデータだけを合計できる関数です。
使用例
=SUMIF(A:A,"営業部",B:B)
営業部の売上だけを合計できます。
仕事で使う場面
- 部署ごとの売上集計
- 商品カテゴリ別の売上確認
- 担当者別の集計
ポイント
部署別や担当者別など、条件付きで集計する業務によく使われます。
⑤ VLOOKUP関数｜データを検索する
VLOOKUP関数は、一覧表から必要な情報を取り出す関数です。
以前から多くの会社で利用されており、現在でも使われる場面があります。
仕事で使う場面
- 社員番号から氏名を表示する
- 商品コードから商品名を取得する
- 取引先情報を表示する
ポイント
最初は難しく感じますが、事務職では目にする機会が多い関数です。
⑥ XLOOKUP関数｜新しい検索関数
XLOOKUP関数は、VLOOKUP関数より新しい検索関数です。
検索範囲を柔軟に指定できるため、新しいExcelではこちらが使われることも増えています。
仕事で使う場面
- 社員情報の検索
- 商品情報の取得
- マスターデータの参照
ポイント
古いExcelでは利用できない場合もあるため、VLOOKUPとあわせて知っておくと安心です。
⑦ ROUND関数｜数値を丸める
ROUND関数は、小数点以下を四捨五入する関数です。
使用例
=ROUND(B2,0)
小数点以下を四捨五入して整数にします。
仕事で使う場面
- 金額計算
- 平均値の表示
- 割合の調整
ポイント
請求書や売上資料など、数値を見やすく表示したい場面で役立ちます。
全部覚える必要はある？
結論からいうと、応募前に7つすべてを完璧に覚える必要はありません。
未経験歓迎の求人では、「Excel基本操作」が応募条件になっているケースが多く、関数について詳しく問われることはそれほど多くありません。
ただし、SUM関数やIF関数などの基本的な関数を知っておくと、面接で学習意欲をアピールしやすくなります。また、入社後も仕事を覚えやすくなるでしょう。
編集部より
実際に未経験歓迎の事務職求人を調査すると、「Excel基本操作」と記載されている求人は多く見られました。一方で、応募時点から高度な関数の知識を必須としている求人は少数です。まずは基本関数を理解し、必要に応じて少しずつ覚えていくことをおすすめします。
効率的な勉強方法
Excel関数は、一度にすべて覚えようとすると挫折しやすくなります。
次の順番で学習すると理解しやすいでしょう。
- SUM
- IF
- COUNTIF
- SUMIF
- VLOOKUP
- XLOOKUP
- ROUND
実際にExcelを操作しながら練習すると、知識が定着しやすくなります。
まとめ
未経験から事務職を目指す場合、まず覚えておきたいExcel関数は次の7つです。
- SUM
- IF
- COUNTIF
- SUMIF
- VLOOKUP
- XLOOKUP
- ROUND
応募前に完璧を目指す必要はありませんが、基本的な関数を理解しておくことで、仕事への不安を減らし、自信を持って転職活動を進められます。
まずはSUM関数やIF関数などの基本から学び、少しずつできることを増やしていきましょう。
